Tocca a te organizzare il Secret Santa? Ecco come funziona

Quando conviene iniziare a organizzare?

Scegli prima il giorno dello scambio, poi conta circa 4 settimane indietro. Una settimana per le adesioni, una per le liste dei desideri, 2 per comprare e incartare.

In ufficio guarda il calendario del team. Molti abbinano lo scambio alla cena aziendale o al brindisi di fine anno, prima delle ferie. Conta solo che ci sia quasi tutto il gruppo.

In famiglia o tra amici è più semplice: di solito si sceglie il giorno in cui ci si vede comunque. Prima si fa l'estrazione, più tranquilli saranno gli ordini online.

Chi partecipa, e se qualcuno non vuole?

Chiedi, invece di iscrivere tutti d'ufficio. Basta un messaggio breve con la data, il budget e un modo chiaro per dire di no.

C'è chi sta risparmiando, chi non festeggia il Natale, chi semplicemente non ama gli scambi di regali. Nessuno dovrebbe giustificarsi.

Per rendere facile il no:

• Chiedi in privato o con un piccolo sondaggio. Così nessuno deve rifiutare davanti a tutti.
• Metti una data per rispondere. Chi non risponde entro quella data questa volta non partecipa, senza solleciti.
• La festa resta aperta a tutti. Chi non fa il regalo viene comunque per il brindisi e la compagnia.
• Chiedi una volta sola. Un invito gentile basta.

E il capo? Volentieri, ma come un partecipante qualsiasi, con lo stesso budget. I regali girano tra colleghi, non verso l'alto.

Come fissare il budget e comunicarlo bene?

Scegli una cifra che anche chi ha il budget più stretto possa spendere senza pensarci. In ufficio di solito si resta su un pensierino, in famiglia e tra amici stretti si può salire un po'. Una cifra tonda in euro si ricorda meglio.

Per evitare malintesi:

• Di' «massimo», non «circa». La cifra è un tetto, non un obiettivo.
• Chiarisci cosa conta. La carta regalo è inclusa? Un regalo fatto a mano va bene?
• Metti la cifra nell'estrazione. Il nostro generatore di Secret Santa la mostra in ogni link, subito sotto il nome estratto.

Per idee in quel budget ci sono i nostri regali per il Secret Santa divisi per budget e i pensierini per il Secret Santa.

Come si fa l'estrazione del Secret Santa online?

Se siete tutti nella stessa stanza, bastano dei bigliettini in un cappello. Altrimenti un link di gruppo risparmia un sacco di messaggi.

1. Crea un link di gruppo. Nel generatore tocca «Crea un link di gruppo» e mandalo nella chat del gruppo.
2. Ognuno si aggiunge. Ogni persona scrive il proprio nome e, se vuole, cosa le piace.
3. Chiudi ed estrai. Quando ci sono tutti, aggiungi chi non deve estrarsi a vicenda e tocca «Chiudi ed estrai».
4. Ognuno scopre il suo nome. Ogni persona riapre il link di gruppo e vede a chi fa il regalo.

Copia il tuo link da organizzatore e tienilo per te: serve a gestire il gruppo.

Conosci già tutti i nomi, o siete insieme? Scrivili tu e manda a ognuno il suo link privato.

Come evitare il «non so cosa regalare»?

Quasi tutti i dubbi nascono da una cosa sola: si conosce appena la persona estratta. Bastano poche informazioni.

• Chiedi una breve lista dei desideri. 3 idee a prezzi diversi bastano. Già un desiderio, una cosa da evitare e le eventuali allergie aiutano molto.
• Aggiungi i desideri nel gruppo. Ognuno può scrivere in poche parole cosa vorrebbe e cosa preferirebbe evitare. Dopo l’estrazione, chi gli fa il regalo vede queste indicazioni accanto al nome.
• Dai un punto di partenza. Per chi si conosce poco, lo strumento fa qualche domanda semplice. Per l'ufficio ci sono le nostre idee regalo per un collega.

Gli errori classici non devi spiegarli tu: la nostra guida ai regali di Secret Santa da evitare li raccoglie tutti.

Quali scadenze servono, e come va il giorno dello scambio?

Fissa 2 date: il giorno dello scambio e una scadenza per gli acquisti circa una settimana prima. Una consegna può tardare, e quel margine serve a rimediare.

Chiedi a tutti di incartare il regalo e scrivere sul biglietto solo il nome di chi lo riceve, mai il proprio.

Il giorno dello scambio, meglio breve e caloroso:

1. Raccogli i regali in un unico posto man mano che arrivano le persone. Nessuno vede chi ha portato cosa.
2. Fateli aprire uno alla volta, così tutti si godono ogni regalo. Nei gruppi grandi, dividi il gruppo in piccoli cerchi.
3. Decidi prima se si indovina. Ad alcuni piace indovinare chi era il proprio Babbo Natale segreto, altri preferiscono il mistero. Va bene tutto, basta sceglierlo.

Come si fa con un team a distanza o internazionale?

Il Secret Santa a distanza funziona bene se 3 cose sono chiare presto: dove vanno i regali, quando arrivano e quando si aprono.

• Spedisci direttamente a chi riceve. Chi regala ordina online e fa consegnare a casa dell'altra persona. Gli indirizzi li raccogli tu, con riservatezza e solo da chi è d'accordo, e passi ciascuno solo a chi ne ha bisogno.
• Ordina nel paese di chi riceve. Un negozio locale di solito consegna prima e senza dogana. Controlla però da dove spedisce il venditore e i tempi indicati: alcuni venditori dei marketplace spediscono dall'estero. Per un collega in Ticino, meglio un negozio svizzero che una spedizione dall'Italia.
• Arrotonda il budget per valuta. Parti da una cifra e arrotondala in euro e in franchi. La valuta principale va nell'estrazione, le altre cifre nella nota.
• Aprite insieme. Scegli una videochiamata comoda per tutti i fusi orari e chiedi a ognuno di tenere chiuso il pacco fino ad allora.
• Tieni un margine. Per chi è all'estero, anticipa la scadenza degli acquisti di qualche giorno.

Se il team è metà in ufficio e metà a casa, tratta tutti come se fossero a distanza. Così nessuno trova il regalo sulla scrivania mentre altri aspettano il corriere.

Cosa fare quando qualcosa va storto?

Un piccolo intoppo capita quasi sempre. È normale, e con un minimo di preparazione si risolve in fretta.

Qualcuno si ritira

Apri il generatore con il tuo link di chi organizza e scegli Qualcuno si è ritirato. Chi aveva estratto quella persona prende il suo abbinamento, e solo lui o lei riceve un nuovo link. Se partecipi anche tu, rifai piuttosto l'estrazione.

Qualcuno dimentica il regalo

Tieni un regalo di riserva neutro, nel budget: dei buoni cioccolatini o un bel taccuino vanno bene quasi per tutti. Mettilo al suo posto senza clamore e lascia che il ritardatario consegni il suo più tardi. Nessun altro deve saperlo.

Un regalo sfora il budget

Un regalo molto più caro mette in imbarazzo gli altri, uno molto più economico sembra fatto di fretta. Non farne un caso il giorno stesso. La volta dopo, ripeti il tetto in ogni promemoria.

Un regalo sbaglia il tono

Le battute su età, aspetto o vita sentimentale feriscono, anche se fatte con affetto. Di' fin dal primo messaggio se è un giro di regali veri o di regali scherzosi, mai un misto. Se qualcosa va storto, passa oltre con garbo e parlane dopo a quattr'occhi.

Uno scambio in cui tutti stanno bene

Non tutti festeggiano il Natale. Chiamarlo scambio di regali di fine anno fa sentire tutti invitati. I regali restano simpatici e neutri: niente di intimo, niente di politico, niente sull'aspetto.

Chiedi delle allergie prima che qualcuno compri cibo o bevande. L'alcol solo per chi lo vuole davvero.

Che altro chiede chi organizza?

Chi organizza può partecipare?

Sì. Scegli il tuo nome se partecipi, oppure indica che organizzi soltanto. Tieni privato il link di chi organizza e usalo per gestire il gruppo. L’interfaccia nasconde gli abbinamenti, ma la chiave del gruppo non li protegge da chi organizza.

Serve un numero pari?

No. Ognuno fa un regalo e ne riceve uno, quindi va bene qualsiasi gruppo da 3 persone in su.

Quante persone per estrazione?

Fino a 100 nel nostro generatore. Le aziende grandi spesso fanno un'estrazione per reparto, e lo scambio resta più breve.

E chi non ha il telefono?

Dopo l'estrazione scegli Mostra chi ha estratto chi e stampa gli abbinamenti su bigliettini. Solo se tu non partecipi.