Du har fått ordna hemlig tomte? Så gör du

Kort svar. Börja ungefär fyra veckor före bytet och gör det lätt att tacka nej. Bestäm ett maxbelopp, lotta med privata länkar och samla in önskelistor. Sätt ett sista köpdatum en vecka innan och ha en reservklapp i lådan.

När ska du börja planera?

Bestäm dagen för bytet först och räkna sedan ungefär fyra veckor bakåt. En vecka för att anmäla sig, en för önskelistor och två för att köpa och slå in.

På jobbet hänger bytet ofta ihop med julbordet eller sista fikat före ledigheten. Kolla teamets kalender, så att nästan alla är på plats och ingen redan har gått på semester.

I familjen eller bland vänner är det enklare. Ni väljer oftast en dag då ni ändå ses. Ju tidigare ni lottar, desto lugnare blir beställningarna på nätet.

Vem är med, och om någon inte vill?

Fråga, i stället för att skriva upp alla. Ett kort meddelande med datum, belopp och ett tydligt sätt att säga nej räcker.

En del sparar pengar just nu, en del firar inte jul och en del gillar helt enkelt inte julklappsbyten. Ingen ska behöva förklara sig.

Så blir det lätt att tacka nej:

• Fråga privat eller med en enkät. Då behöver ingen säga nej inför hela gruppen.
• Sätt ett svarsdatum. Den som inte svarat då är inte med den här gången, utan påminnelser.
• Festen är öppen för alla. Den som hoppar över klapparna kommer ändå och äter och umgås.
• Fråga bara en gång. En vänlig inbjudan räcker.

Och chefen? Gärna, men som vem som helst och med samma belopp. Klapparna går mellan kollegor, inte uppåt.

Hur bestämmer du budgeten och säger den tydligt?

Välj ett belopp som även den med tunnast plånbok klarar utan att tänka efter. På jobbet blir det oftast något litet, i familjen och bland nära vänner kan det bli lite mer. Ett jämnt belopp i kronor är lättare att minnas.

Så slipper ni missförstånd:

• Säg ”högst”, inte ”ungefär”. Beloppet är ett tak, inget mål.
• Säg vad som räknas. Ingår papper och snöre? Går det bra med något hemgjort?
• Skriv beloppet i lottningen. Vår lottning för secret santa visar det i varje länk, direkt under namnet.

Idéer inom budgeten finns bland våra julklappar till hemlig tomte och små julklappar till hemlig tomte.

Hur går lottningen till?

Sitter ni i samma rum funkar lappar i en mössa fint. Annars sparar en generator mycket fram och tillbaka. Vår fungerar i mobilen, utan konto, och skickar en egen länk till var och en.

1. Skriv in namnen. Ett per rad, eller klistra in listan från gruppchatten.
2. Lägg till par som inte ska dra varandra. Oftast par eller sambor. Det går också att spärra bara åt ena hållet, till exempel om någon drog samma person förra året.
3. Låt valet mot korsbyten vara på. Då drar inte två personer bara varandra.
4. Fyll i belopp, dag och en kort hälsning. Det står sedan i varje länk.
5. Säg om du själv är med. Då visar verktyget aldrig vem som har vem för dig.
6. Skicka länkarna. Var och en öppnar sin länk och trycker för att se sitt namn. Sitter ni tillsammans kan ni skicka runt telefonen.

Spara på den här telefonen är redan ikryssad, så låt den vara. Skicka också din arrangörslänk till dig själv. Med den kan du skicka om vilken länk som helst senare, så håll den för dig själv.

Kollegor som jobbar hemifrån får sin länk precis som alla andra, via chatt, sms eller mejl.

Hur slipper ni ”jag har ingen aning vad jag ska köpa”?

Det mesta grubblet beror på en sak: man känner knappt den man drog. Lite information löser nästan allt.

• Be om en kort önskelista. Tre idéer i olika prisklasser räcker. En önskan, en sak att undvika och eventuella allergier hjälper redan mycket.
• Använd sparade listor. I vår julklappsguide för hemlig tomte kan alla spara idéer och kopiera länken. Klistra in länkarna under önskelistor i lottningen. Då ser varje tomte sin persons lista direkt.
• Ge en startpunkt. För någon man knappt känner ställer guiden några enkla frågor. För jobbet finns våra presenter till en kollega.

Det som ofta går fel behöver du inte förklara själv. Vår guide om julklappar att undvika samlar klassikerna.

Vilka datum behövs, och hur går själva bytet till?

Sätt två datum: dagen för bytet och ett sista köpdatum ungefär en vecka innan. Ett paket kan bli försenat, och då finns det marginal.

Be alla slå in sin klapp och bara skriva mottagarens namn på lappen, aldrig sitt eget. Gillar gruppen julklappsrim, säg det i förväg så att alla hinner skriva ett.

På dagen: kort och varmt.

1. Samla klapparna på ett ställe när folk kommer. Så ser ingen vem som tog med vad.
2. Öppna dem en i taget, så att alla får se varje klapp. Den som har ett rim läser det högt först. I stora grupper delar ni upp er i mindre ringar.
3. Bestäm i förväg om ni gissar. Vissa grupper älskar att gissa vem som var deras tomte, andra håller det hemligt. Båda funkar, bara ni bestämmer er.

Vill ni hellre ha ett stökigare byte med tärningar och byten? Det är julklappsleken, en egen lek med egna regler.

Hur gör ni med ett team på distans eller i flera länder?

Hemlig tomte på distans funkar bra om tre saker är klara tidigt: vart klapparna ska, när de kommer fram och när de får öppnas.

• Skicka direkt till mottagaren. Den som ger beställer på nätet och låter leverera hem till den andra. Adresserna samlar du in själv, diskret och bara från dem som går med på det, och lämnar varje adress bara till rätt givare.
• Beställ i mottagarens land. En butik där levererar snabbare och utan tull. Till en kollega i Norge, utanför EU, är en norsk butik oftast enklast.
• Avrunda beloppet per valuta. Utgå från ett belopp och avrunda det i kronor, norska kronor eller euro. Huvudvalutan står i lottningen, de andra beloppen i hälsningen.
• Öppna tillsammans. Välj ett videomöte som passar alla tidszoner och be alla vänta med paketet tills dess.
• Ha marginal. För den som bor utomlands flyttar du sista köpdatum några dagar tidigare.

Är halva teamet på kontoret och halva hemma? Behandla då alla som om de jobbar på distans. Så får ingen sin klapp på skrivbordet medan andra väntar på posten.

Vad gör du när något strular?

Något hakar nästan alltid upp sig. Det är normalt, och med lite förberedelse löser du det snabbt.

Någon hoppar av

Öppna lottningen med din arrangörslänk och välj Någon har hoppat av. Den som hade den personen tar över dennes namn, och bara den behöver en ny länk. Är du själv med, lotta hellre om.

Någon glömmer klappen

Ha en neutral reservklapp inom budgeten: god choklad eller en fin anteckningsbok passar nästan alla. Byt in den i tysthet och låt den riktiga klappen komma senare. Ingen annan behöver veta.

En klapp spräcker budgeten

En mycket dyrare klapp får andra att känna sig snåla, en mycket billigare ser slarvig ut. Gör ingen grej av det på dagen. Nästa gång står maxbeloppet i varje påminnelse.

En klapp träffar fel ton

Skämt om ålder, utseende eller kärleksliv sårar, även när de är snällt menade. Ett julklappsrim får gärna skoja, men aldrig såra. Säg redan i första meddelandet om det är riktiga klappar eller skämtklappar, aldrig en blandning. Går något snett, gå vänligt vidare och prata med personen i enrum efteråt.

Så känner sig alla välkomna

Alla firar inte jul. Kalla det gärna ett julklappsbyte vid årets slut eller bara ett presentbyte. Håll klapparna vänliga och neutrala: inget intimt, inget politiskt och inget om någons utseende.

Fråga om allergier innan någon köper mat eller dryck. Alkohol bara till den som själv har sagt ja.

Hur ser din tidsplan ut?

Fyra veckor är bekvämt. Tre räcker om du skickar meddelandena i tid.

1. Fyra veckor innan. Bestäm dag och belopp, och skicka inbjudan med ett svarsdatum.
2. Tre veckor innan. Stäng listan, lotta och skicka länkarna. Spara arrangörslänken väl.
3. Dagen efter. Be om önskelistor och skicka vidare dem.
4. Två veckor innan. Påminn om beloppet och tipsa om var det finns idéer.
5. En vecka innan. Sista köpdatum. Kolla diskret att alla har sin klapp och köp reservklappen.
6. Dagen innan. Sista påminnelsen med tid och plats.
7. Dagen för bytet. Samla klapparna, öppna dem en i taget och njut. Det svåra är gjort.

Vad brukar arrangörer mer undra?

Kan arrangören vara med själv?

Ja. Ange i lottningen att du är med, så visar den dig aldrig vem som har vem. Öppna bara inte din arrangörslänk, för den kan visa alla.

Måste det vara jämnt antal?

Nej. Alla ger en klapp och får en, så det funkar från tre personer och uppåt.

Hur många får plats i en lottning?

Upp till 100 i vår generator. Stora arbetsplatser lottar ofta per team, så blir bytet kortare.

Och den som inte har mobil?

Välj Visa vem som har vem efter lottningen och skriv ut namnen som lappar. Det går bara om du själv inte är med.